Личная база данных для работы с архивами

Каждый, кто занимается семейной историей, рано или поздно сталкивается с необходимостью обратиться в архив. Не важно при этом: будет ли писать человек запросы или пойдёт в читальный зал архива лично. Так или иначе он будет иметь дело с традиционной «матрёшкой»: архив → фонд → опись → дело. А при личном обращении ещё и выясняется, что читальных залов в архиве может быть не один, и все они находятся по разным адресам. Поначалу запросов будет немного и, чтобы информацию о них содержать в порядке, достаточно будет простой электронной таблицы.

Однако, часто бывает так, что объём данных по архивным делам вырастает настолько, что с таблицей становится неудобно работать. Как, например, в моём случае: люди, по которым я ищу информацию, десятилетиями жили, скажем, в Риге. Сведения о них рассыпаны по множеству разных дел. К тому же я восстанавливаю не только историю своей семьи, но и помогаю в этом другим.

В итоге имеются обширные списки фондов, описей и дел из разных архивов. Что-то я только собираюсь просмотреть, что-то уже просмотрено. Там я искал одни фамилии, в другом месте — другие. Где-то нашлись нужные сведения, где-то нет. Какие-то дела скопированы и внесены в домашний архив, из каких-то я просто сделал выписки. На какой-то запрос получена копия оригинального документа, на какой-то — прислана архивная справка. Перечислять все нюансы можно долго.

Результаты поисковой работы запросто могут стать похожи на неряшливый муравейник из самых разнообразных сведений. И даже тому, кто его собрал, нелегко будет в нём ориентироваться. Чтобы этого избежать, стоит в самом начале взаимодействия с архивами подыскать подходящий инструмент, который позволит держать все полученные данные в идеальном порядке даже тогда, когда их будет очень много.

Для себя, в качестве такого инструмента, я использую базу данных. Устроена она достаточно просто. Внутри неё есть несколько таблиц:

  • Архив
  • Читальный зал
  • Фонд
  • Опись
  • Дело

Все эти таблицы между собой связаны таким образом, что к каждому верхнему элементу привязано неограниченное количество нижних. Иными словами, в одном ахиве несколько читальных залов; подразумевается, что к каждому залу привязано своё хранилище, в котором может быть много фондов; каждый фонд может содержать много описей, а каждая опись — огромное количество дел. Любая из таблиц обладает своим набором характеристик. Например, у архива это:

  • Краткое название
  • Полное название
  • Город
  • Веб-сайт
  • Адрес электронного каталога

В свою очередь, у фонда этих характеристик больше:

  • Читальный зал
  • Номер
  • Заголовок
  • Заголовок на русском языке (если исходный — на другом)
  • Начальный год
  • Конечный год
  • Описи в читальном зале
  • Активный/неактивный
  • Наличие в этой базе описей и дел по этому фонду (важно в том случае, если фонд отобран для просмотра, но ни одна опись, и тем более, дело из него ещё не просмотрены)
  • Примечание (здесь может быть общая характеристика содержащихся в фонде сведений)

Самое удобное в работе с базой данных — это возможность делать выборки по каждому конкретному вопросу. Например, сведения о В. В. Правдине были обнаружены в нескольких архивах: Тамбовском, Тверском, РГИА, LVVA. В любой момент я могу вывести на экран и, при необходимости, распечатать список только тех дел, в которых эти сведения были найдены, вместе со всей сопутствующей информацией. Также легко можно поступить и со списком фондов и описей, к которым я только планирую обращаться.

Технически база данных реализована в программе LibreOffice Base.

5 thoughts on “Личная база данных для работы с архивами

  1. Андрей, доброго времени суток
    Поздравляю с Новым годом!
    Я на форуме vgd в дневнике летом еще выкладывал скриншоты предварительной версии базы данных в access, но моих знаний не хватило для обработки запросов для поиска из БД. Руки не доходят допилить до рабочего состояния. В либре это реализовано так же как в аксесе? С уважением, Андрей

    • Спасибо Андрей, и Вас с Новым Годом!
      Я нарочно не вдавался в технические детали, описывая саму идею. Принципы работы офисных баз данных, в частности LibreOffice Base и MS Acsess, одни и те же. Различия, в основном, касаются интерфейса.

      • Не могли бы записать видео-ликбез, был бы очень признателен. Готов на помощь по любым документам из архива Самары

        • Спасибо за предложение помощи. По Самарскому архиву у меня пока вопросов нет. Насчёт видео-урока хорошая идея. Попробую воплотить.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*
*
Website

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте, как обрабатываются ваши данные комментариев.